毎年初夏、人事・労務担当者を悩ませる最大の山場が「算定基礎届（被保険者報酬月額算定基礎届）」の提出実務です。毎年4月・5月・6月に支払った給与をもとに従業員ごとの「標準報酬月額」を洗い直し、その年の9月から翌年8月までに適用される社会保険料（健康保険料・厚生年金保険料）を確定させる「定時決定」を行うための必須手続きとなっています。
2026年の法改正動向や短時間労働者の社会保険適用拡大の流れを受け、パート・アルバイトの算定基準や電子申請（e-Gov・マイナポータル）の活用はこれまで以上にシビアな正確性が求められています。本稿では、基本となる記入例から、残業代・通勤手当の計算方法、休職者・産休育休中の例外処理、提出期限までのスケジュールに至るまで、実務で迷いやすいポイントを徹底整理してお届けします。
【基本構造を把握】算定基礎届とは？定時決定の仕組みと2026年の提出期限
算定基礎届の目的は、実際の給与実態と社会保険料の算出ベースである「標準報酬月額」のズレを年1回リセットして是正することにあります。この年次見直しを「定時決定」と呼びます。決定された新たな標準報酬月額は、2026年9月分の保険料（通常10月支給の給料から天引き）より適用され、原則として翌年8月まで1年間使用されます。
実務上の最重要スケジュールとして、日本年金機構（または各健康保険組合）への提出期限は毎年7月10日と定められています。6月下旬に年金機構から事業所宛てに印字済みの算定基礎届用紙（または電子申請用のデータシート）が届くため、6月分の給与計算が確定次第、速やかに取りかかる必要があります。提出が遅れると保険料の改定処理が遅延し、秋以降の給与天引き額の差額調整など現場に多大な事務負担が発生するため厳守が鉄則です。
【記入例付き】算定基礎届の書き方と4月・5月・6月「報酬支払基礎日数」の算出法
算定基礎届の書類作成において、根幹となるのが「報酬支払基礎日数」と「支払われた通貨・現物による報酬額」の集計です。対象となるのは、4月・5月・6月に「実際に支払われた」給与であり、締め日ではなく「支給日基準」で判定する点に注意してください（例：3月21日〜4月20日勤務分を5月10日に支給する場合、5月支払分として集計）。
標準的な正社員（月給制・完全月給制）における主な記入欄の流れとルールは以下の通りです。
① 報酬支払基礎日数欄の記入ルール：
完全月給制の場合は暦日（カレンダー通りの日数）、日給月給制（欠勤控除がある一般的な月給制）の場合は「就業規則上の所定労働日数から欠勤日数を引いた実働日数」を記入します。原則として各月の支払基礎日数が17日以上の月を計算対象とします（特定適用事業所の短時間労働者は11日以上）。仮に4月が病気欠勤などで15日、5月が20日、6月が21日だった場合、4月を除外して5月と6月の2ヶ月間の平均で標準報酬月額を導き出します。
② 通貨によるものの額・現物によるものの額：
基本給だけでなく、役職手当、家族手当、残業手当、通勤手当など、労働の対価として支給されたすべての合算額を「通貨によるものの額」に記載します。自社製品の支給や食事の現物給与がある場合は、厚生労働大臣が定める現物給与価額に基づき「現物によるものの額」に換算して記入します。
③ 平均額と修正平均額の算出：
有効な対象月（基礎日数17日以上の月）の報酬合計を対象月数で割り、算出された1円単位の金額を「総計の平均額」欄に記入します。この平均額を「標準報酬月額等級表」に照らし合わせ、該当する等級と標準報酬月額を確定させます。
【手当別の注意点】通勤手当・残業代の計算方法と算定対象になる報酬・ならない報酬
算定実務で最も計算ミスが多発するのが「通勤手当」と「残業代（時間外手当）」の扱いです。基本給が一定であっても、この2つの計上方法を誤ると標準報酬月額に狂いが生じます。
まず通勤手当について、所得税法上は非課税限度額が設けられていますが、社会保険上は非課税・課税を問わず全額が「報酬」として算入されます。特に注意が必要なのが「3ヶ月定期」「6ヶ月定期」など複数月分をまとめて一括支給しているケースです。一括支給された全額を支給月にそのまま載せるのではなく、支給対象期間の月数で等分に按分した1ヶ月あたりの金額を、4月・5月・6月の各月にそれぞれ加算して算定します。
また、繁忙期等で4月〜6月に残業代が跳ね上がった場合、その金額も含めて平均が算出されるため、秋以降の社会保険料が高くなる「4月〜6月残業の保険料アップ現象」が生じます。一方、業務の性質上4〜6月だけが突出して繁忙期となり、年間平均と比べて2等級以上の開きが出るような極端なケースでは、所轄の年金事務所へ「年間報酬の平均で算定することの申出書（保険者算定の申立て）」を行うことで、年間平均での改定が認められる特例措置も用意されています。
【迷いやすい事例】パート・アルバイトの算定基準と休職・産休育休者の正しい記入法
雇用形態の多様化や休業制度の取得増加に伴い、イレギュラーパターンの記載手順を正しく把握しておく必要があります。
【パート・アルバイト（短時間就労者）の算定基準】
一般の正社員と異なり、パートタイマーには段階的な判断基準が設けられています。
1. 4月・5月・6月のうち「支払基礎日数が17日以上の月」があれば、その月だけで平均を算出。
2. 3ヶ月とも17日未満の場合は、「15日以上17日未満の月」を対象として平均を算出。
3. すべて15日未満の場合は定時決定を行わず、従前の標準報酬月額をそのまま継続。
※なお、従業員数要件を満たす特定適用事業所で働く「短時間労働者（週所定20時間以上等）」については、基準が11日以上に引き下げられています。自社の適用区分を必ず事前確認してください。
【休職者・傷病手当金受給者の書き方】
私傷病等で休職しており、4〜6月に給与が全く支払われていない（または支払基礎日数が17日未満の）場合、当年の定時決定の対象外となります。備考欄に「休職中」と記載し、従前の標準報酬月額を引き継ぐ処理を行います。
【産前産後休業・育児休業中の従業員】
休業中であっても被保険者資格がある限り、算定基礎届の提出自体は必須です。給与支給がない場合は支払基礎日数を「0日」、報酬額を「0円」と記入し、備考欄に「育休中」「産休中」と明記します。休業期間中は保険料免除手続きが別に行われているため、定時決定でも従前等級がそのまま維持されます。
【月変との違い・添付書類】月額変更届との重複処理と電子申請（e-Gov）の進め方
算定基礎届（定時決定）と並び、実務担当者が混同しやすいのが「月額変更届（随時改定）」との優先関係です。昇給や降給などで固定的賃金に変動があり、変動月から3ヶ月間の平均報酬が従前と比べて2等級以上の差が生じた場合、随時改定が適用されます。
ここで重要なルールとなるのが、「7月・8月・9月に随時改定（月額変更届）の予定がある被保険者は、算定基礎届の算定対象から除外できる」という点です。例えば、4月に基本給が大幅改定され、4月・5月・6月の給与実績から7月改定（7月月変）となる対象者は、定時決定ではなく月変が優先されるため、算定基礎届の備考欄に「7月月変予定」と記載して提出します。
また、近年の行政デジタル化に伴い、日本年金機構への提出はe-Gov電子申請やマイナポータルを活用したオンライン提出が主流となっています。電子申請を行う場合、紙媒体のような届出用紙の送付待ちは不要で、給与計算ソフトから出力したCSVデータを直接送信するだけで手続きが完了します。原則として定時決定における添付書類（賃金台帳や出勤簿の写し）は提出不要ですが、大幅な差異や特例申請を行う際には後日年金事務所から確認書類の提示を求められる場合があるため、算定根拠資料は必ず社内に保管しておきましょう。
【算定基礎届の書き方】に関するよくある質問（FAQ）
Q1：5月や6月に途中入社した社員の算定基礎届はどう書けばよいですか？
A1：6月1日以降に入社（資格取得）した社員は、その年の定時決定の対象外となるため算定基礎届の提出は不要です。一方、4月または5月に入社した社員は対象となりますが、入社当月は日割り計算等で支払基礎日数が満たない場合があります。その際は、基準日数（17日以上）を満たした月のみを対象として平均を算出してください。
Q2：4月に昇給があったものの、差額分が5月給与にまとめて支給された場合の処理は？
A2：給与計算の遅れ等で遡及差額（4月昇給分のバックペイ）が5月に一括支給された場合、5月の報酬額から4月分の差額を差し引き、本来属すべき「4月の報酬額」に上乗せして各月の報酬を再計算（修正）した上で平均額を出します。
Q3：算定基礎届で決定した新しい社会保険料はいつの給与から引けばいいですか？
A3：定時決定による新等級は「9月分保険料」から適用されます。多くの企業で採用されている「翌月徴収（9月分保険料を10月支給給与から天引き）」の場合は、10月支給の給与計算時から控除額を変更します。「当月徴収（9月分を9月支給給与から天引き）」の企業は9月支給分から変更となりますので、自社の徴収ルールを給与明細発行前に再確認してください。
算定基礎届は、単なる年1回のルーティン作業にとどまらず、従業員の将来の年金受給額や毎月の手取り額に直結する重大な手続きです。4月・5月・6月の支払基礎日数のカウントミスや、手当の算入漏れ・按分ミスは、後々の社会保険料追徴や過納還付といったトラブルの原因になります。
2026年度も法改正に伴う短時間労働者の基準見直しや電子申請の標準化が進んでいます。7月10日の提出期限直前に慌てることのないよう、自社の給与体系と対象者の雇用区分を早期に棚卸しし、抜け漏れのない正確な届出を完了させましょう。
